5重要的前台功能

医务室的前台可以是一个非常繁忙的地方。 前台工作人员对于医疗办公室的顺利运作至关重要。 前台工作人员通常由接待员和/或医疗助理组成，根据医疗办公室的规模，一个人可能同时兼任。 除了临床职责外，前台负责五项行政职责：

1. 问候患者
2. 接听和管理电话
3. 安排约会
4. 局间通信
5. 外部信件

1 -

问候患者

问候患者不仅仅是你说的话，它还关乎你如何与患者互动。 前台负责让病人感到欢迎。

前台是病人在打电话或拜访医疗机构时得到的第一印象。 前台提供卓越的客户服务并积极展示医疗实践非常重要。

以下是其他问候病人的方式：

• 使用适当的电话礼仪，保持礼貌，一致的方式回答电话
• 保持接待区干净整洁
• 通过收集患者详细的患者信息（包括个人和财务信息），注册新患者并更新现有患者人口统计数据
• 通过通知患者到达的提供者，意识到延误以及与患者和临床工作人员沟通，促进患者流动
• 以礼貌的态度回应患者，潜在患者和访问者的询问

2 -

管理电话

虽然以礼貌和一致的方式回答电话是问候病人的一部分，但它不是前台电话责任的唯一义务。前台负责接收所有来电并在需要时拨打电话。

• 来电：来电由病人呼叫，电话推销员，药品代表，其他医生等组成。 在使用这些沟通技巧管理电话时，前台必须使用适当的电话礼仪：成为积极倾听者，具有良好的电话习惯，屏幕呼叫，使用机智，提出问题并保持机密性。
• 去电：有时前台可能需要拨打电话讨论患者预约，进行外部预约或转诊，或订购耗材。 作为医务室的代表，使用适当的电话礼仪同样重要。

3 -

计划约会

有效的时间安排对于优秀的患者体验和顺利的患者流程是必需的。 大多数医疗机构都使用调度软件 ，使得安排预约变得简单和容易。 但是，前台必须能够填写取消或不显示的内容，并且能够有效地将时间表中的变化传达给患者和医生。

4 -

局间通信

医疗办公室的前台就像一个通讯中心。 大多数局间通信都通过前台，特别是当涉及与病人有关的任何管理任务时。

最有效地传达清晰简洁的信息至关重要。 无论是在备忘录，书面沟通，通过内部办公室电子邮件，一对一互动还是小组讨论中，重要的是要坚持主题，而不是偏离主题。

有效的局间通讯所需的一些基本技能包括：

• 电话礼仪
• 客户服务
• 基本单词和excel程序
• 时间管理
• 组织能力

5 -

外部沟通

外部沟通涉及与供应商，其他医生实践，保险公司和其他业务的潜在沟通。 这可能需要打出电话，输入专业信函，传真和邮寄信件。

对办公室程序的了解通常来自商业程序中的证书或同事学位，包括行政程序和程序，索赔处理，准备患者图表和基本计算机技能。 基本的行政助理技能和能够充分运作办公设备对前台的成功至关重要。