选择正确的时机，设定议程，讨论持续重要的项目
如果以有效和高效的方式利用医疗办公室工作人员会议可能非常有效。 会议是整个实践的一种很好的沟通方式，应该定期举行。 当每周，每两周或甚至每月安排会议时，管理人员和员工可以及时解决办公室内的问题。
很多时候，如果没有足够的计划来适应时间限制或所提供的信息没有适当组织，会议可能会变得无效。 这里有几种方法可以举办更有效的医疗办公会议。
1 -
议程制定标准议程可让您按照重要性的顺序在每次会议上处理关键主题。 这使得每次会议都可以顺利进行，并有足够的时间讨论所有最重要的主题。 很多时候会议会在预定的时间内完成，但只要重要问题得到解决，您的会议就可以按时结束。
典型的会议议程包括：
- 欢迎和介绍
- 缺勤
- 上次会议的记录
- 上次会议产生的问题
- 按重要性顺序讨论的项目列表
- 任何其他业务都允许员工提出其他主题
- 下次会议的任何新业务
- 会议闭幕
在项目清单中，包括每次会议应处理的标准项目。 这可能是感染控制， HIPAA和财务目标。
查找以前议程中的重复项目，例如拒绝申诉，等待时间过长以及患者满意度问题。
2 -
频率和时间长度以满足患者护理需求办公室会议的频率和时间长短取决于几个因素。 由于医疗办公室的时间限制，会议不应妨碍患者护理。
安排会议的最佳时间将是下班后或在一天的缓慢时段。 这样会议几乎没有中断，可以按时开始和结束。 每两周或每月一次的工作人员会议不超过一个小时，会更方便。
一些管理人员可能还希望每个月会与较小的团队或个人员工会面，以解决更具体的主题。 这是会议计划经常遗漏的重要一步。 小团体或个人会议允许人们提出或讨论他们可能不愿意在较大团体面前谈论的话题。 管理人员也可以利用这个机会来与工作人员讨论保密问题，而不必将任何人单独列出。
3 -
讨论医疗环境中的重要项目虽然每个办事处都不同，但医疗办公室的动态性质非常相似。 每次会议都应提及某些主题，以确保您的医疗办公室符合州和联邦指导方针。
- HIPAA：所有医疗保健提供者都有责任让员工接受有关HIPAA合规性的培训和信息。 无论是故意还是意外，未经授权披露PHI都被视为违反HIPAA。 通过例行会话提醒您的员工每次会议都必须避免披露信息; 在候诊区，走廊或电梯中讨论患者信息; 妥善处置PHI; 并且信息的获取严格限于工作要求信息的雇员。
- 感染控制：预防传染病的传播是医疗机构感染控制的主要目标。 众所周知，适当的洗手是预防感染扩散的最有效方法。 但是，仅靠洗手就无法完成这项工作。 友好的提醒将确保员工和病人的安全。
- 财务目标：任何医疗机构的成功取决于医疗机构财务政策的实力以及办事处如何实现财务目标。 向工作人员通报办公室的表现如何或差，是继续表现良好或改善的一种方式。 办公室的财务状况对员工同样重要，因为他们知道，只要办公室财务状况良好，他们在工作中就能感觉到更安全。