近来电子通信比电话，“蜗牛”邮件以及甚至在某些情况下的面对面会议更受欢迎。 在包括医疗办公室在内的任何专业环境中，在向同事，患者，医生，医院，供应商或其他专业人员发送电子邮件时考虑几件事情是很重要的。
人们大部分时间都在打开和阅读电子邮件。
宝贵的时间不应该浪费在无效和不重要的电子邮件上。 也可以用电子邮件表达您在电话，邮件信件或面对面使用的同样专业性。 永远记住，电子邮件是一种沟通形式，接收者解读信息的方式是唯一重要的事情。
在创建和发送电子邮件之前，问问自己几个问题。
- 电子邮件是我发送的信息的最佳沟通形式吗？
- 这是专业吗？
- 它是否符合HIPAA？
- 它是否准确代表我和医疗办公室？
电子邮件礼仪规则＃1
在按SEND之前，请仔细考虑消息的内容。 确保电子邮件是您的消息而不是电话或会议的适当沟通形式。 请记住，内容应反映您的医务室预期的形象和专业水平。
不要发送，转发或回复任何包含淫秽，冒犯，诽谤，诽谤，种族歧视或性行为的电子邮件。 对你和医务室的处罚可能会很严重。
电子邮件礼仪规则＃2
请使用正确的语法，标点符号和拼写。 再一次，你的信息反映了你的医务室。
此外，请务必保持信息的简洁，并使用正确的信息布局，以便阅读。 在您点击发送之前校对您的电子邮件。
不要使用所有的大写字母，因为这被认为是在网上世界的大喊大叫或尖叫。 使用粗体或斜体来强调单词或短语。 另外，请避免使用非常花哨或奇怪的字体，因为这会使您的电子邮件更难以阅读。
电子邮件礼仪规则＃3
确保电子邮件正在发送给相应的收件人。 医疗办公室中的信息，尤其是与患者信息相关的信息，应仅在需要了解基础时共享。 另外，考虑到人们可能会将与他们无关的信息视为“垃圾邮件”。
不要讨论个人和机密信息，也不要在电子邮件中附加患者文件。 使用患者帐号或医疗记录号码通知某人查看帐户。 你的信息应该在那里注明。
电子邮件礼仪规则＃4
尽可能在24小时内回复专业电子邮件。 如果这样做没有给你足够的时间，至少回应说你收到了电子邮件，你会尽快回复给他们。
不要回复垃圾邮件或请求订阅/取消订阅。
这只会产生更多的垃圾邮件，这将泛滥您的企业电子邮件。
电子邮件礼仪规则＃5
请保持情绪的电子邮件。 要有礼貌和专业。 在经过足够的时间以建立这种类型的关系之后，知道谁可以是非正式的。
不要在电子邮件中发表任何你可能后悔的事。 愤怒时发送或回复电子邮件时要小心。 永远不要对别人发表个人评论，做出会冒犯别人的言论，或者发表任何你不会亲自表达的言论。
电子邮件礼仪规则＃6
尽量保持幽默，笑话和讽刺。 意图通常在电子邮件中“翻译失败”，人们可能并不总是得到这个笑话。
从收件人的角度思考它。
不要发送，转发或回复连锁信件。 这是不专业的行为，有些人认为这是垃圾邮件。 请记住，您发送的任何内容都应反映医疗办公室期望的图像和专业水平。