规划医疗办公室或组织
在实施选择和获取医疗组织中的信息系统（IS）的过程时，需要花费大量时间和大量计划。 这个过程可能因组织而异，但对于组织的成功仍然非常重要。
在开始获取信息系统的过程之前，医疗办公室专业人员必须了解详细信息，组织目标如何推动选择过程，以及组织利益相关者在选择和获取过程中扮演的角色。
外包或内部IT技术人员
首要的决定之一是是否选择外包IS和/或引入IT（信息技术）技术人员在设施内工作。
首先：考虑的组织必须问：“我们愿意花费什么费用来实施这个新流程，每个选择，外包或内部的好处是什么？”这两个问题的答案将有助于指导组织进入正确实施新的信息系统的方向。
第二：应该设定目标，从这个新的信息系统中需要什么和需要什么。 该清单应包括个人和整体员工的目标，前台的目标，后台的目标，所有参与的医生以及达到患者满意度所需的目标。 这些目标将为组织如何推动他们的信息系统选择过程确定基调。
组织内设定的目标将推动以多种方式实施新信息系统的选择过程。 每个组织的功能彼此不同。 这可能包括拥有更多或更少的需求，拥有更多或更少数量的患者，需要不同格式的系统和/或从一台或多台服务器上运行。
选择和实施医疗保健信息系统的这些因素都将在实施新信息系统的决策过程中发挥作用。
谁将使用信息系统？
考虑的组织必须决定谁将使用每个系统，以及他们将需要履行作为雇员的职责并同时满足他们的患者的需求。 人们可以看到，当选择将信息系统应用于医疗机构时，需要考虑许多因素。 例如：员工，患者或可能隶属于该组织的任何其他人员。 在根据新的信息系统做出任何决定之前，确保目标已经确定并且有关各方都清楚地理解。 这将减少未来的任何误解。
作出这一决定时要考虑的另一个重要因素是培训员工，培训这些员工的成本以及员工学习如何使用新实施的信息系统的能力。
医疗信息系统的HIPAA合规性
最后但并非最不重要的一点是，确保您的医疗办公室符合HIPAA标准。 随着信息技术在医疗保健中的越来越多的使用，您的医疗办公室必须继续设法维护所服务患者的受保护健康信息（PHI）的安全性。
HIPAA安全是指以任何电子格式为PHI建立保护措施。 这包括使用，存储或电子传输的任何信息。 由HIPAA定义为涵盖实体的任何设施都有责任确保患者信息的隐私性和安全性，并保证其PHI的机密性。
医疗记录必须保密，不能被没有适当授权的人访问。 未经其授权对患者的受保护健康信息（PHI）进行披露被视为违反隐私规则。
所有医疗保健提供者都有责任让他们的工作人员接受有关HIPAA合规性的培训和信息。 无论是故意还是意外，未经授权披露PHI都被视为违反HIPAA。